Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

SD Production is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) voor de persoonsgegevens die via het VenueFlow platform worden verwerkt. Voor vragen over dit privacybeleid kunt u contact met ons opnemen via info@venueflow.nl.

2. Welke gegevens verzamelen wij

Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

2.1 Accountgegevens

• Naam en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Bedrijfsnaam en functie
• Inloggegevens (versleuteld opgeslagen)

2.2 Boekingsgegevens

• Reserveringsdetails (datum, tijd, faciliteit)
• Aantal personen
• Betalingsinformatie en transactiegegevens
• Factuurgegevens

2.3 Gebruiksgegevens

• IP-adres en apparaatinformatie
• Browsertype en -versie
• Paginabezoeken en klikgedrag
• Datum en tijdstip van toegang

2.4 Communicatiegegevens

• E-mailcorrespondentie
• Feedbackresponsen

3. Doeleinden van verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Dienstverlening — het aanmaken en beheren van accounts, verwerken van boekingen en faciliteren van betalingen.
• Communicatie — het versturen van bevestigingen, notificaties en beantwoorden van vragen.
• Verbetering — het analyseren van gebruikspatronen om onze diensten te verbeteren.
• Beveiliging — het beschermen van ons platform tegen misbruik en fraude.
• Wettelijke verplichtingen — het voldoen aan fiscale en administratieve verplichtingen.

4. Rechtsgronden

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden uit de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6 lid 1 sub b AVG) — voor het leveren van onze diensten en het verwerken van boekingen.
• Wettelijke verplichting (Art. 6 lid 1 sub c AVG) — voor het voldoen aan fiscale en administratieve verplichtingen.
• Gerechtvaardigd belang (Art. 6 lid 1 sub f AVG) — voor het verbeteren van onze diensten, beveiliging en fraudepreventie.
• Toestemming (Art. 6 lid 1 sub a AVG) — voor marketingcommunicatie en niet-essentiële cookies.

5. Dedicated serveromgeving

VenueFlow is een SaaS-oplossing waarbij elke klant beschikt over een eigen dedicated server (VPS). Dit betekent dat uw gegevens fysiek gescheiden zijn van die van andere klanten. Er vindt geen gedeelde opslag of vermenging van data plaats. Deze architectuur biedt een extra laag van databeveiliging en privacy.

6. Delen met derden

De serveromgeving wordt door SD Production zelf beheerd en gehost. Wij maken voor de kerninfrastructuur geen gebruik van externe verwerkers.

Het VenueFlow platform biedt een koppeling met Mollie voor het verwerken van online betalingen. Deze koppeling wordt door de klant zelf afgesloten en geconfigureerd. De betalingsrelatie bestaat rechtstreeks tussen de klant en Mollie; SD Production is hierin geen partij.

Voor het verzenden van e-mails (bevestigingen, notificaties) maakt het platform gebruik van de e-mailprovider van de klant. SD Production verwerkt hiervoor geen gegevens via eigen of externe e-maildiensten.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. De volgende bewaartermijnen zijn van toepassing:

• Accountgegevens — tot 12 maanden na beëindiging van het account.
• Boekingsgegevens — 7 jaar (wettelijke bewaarplicht fiscale administratie).
• Factuurgegevens — 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
• Gebruiksgegevens — maximaal 26 maanden.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik. Deze maatregelen omvatten onder meer:

• Versleutelde opslag van wachtwoorden en gevoelige gegevens
• JWT-gebaseerde authenticatie met multi-factor authenticatie (MFA)
• SSL/TLS-versleuteling voor alle dataoverdracht
• Dedicated serveromgevingen per klant (geen gedeelde databases)
• Regelmatige back-ups en monitoring
• Toegangscontrole op basis van rollen en rechten

9. Cookies

Onze website en applicatie maken gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Wij gebruiken uitsluitend functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van het platform (zoals sessiecookies en voorkeursinstellingen). Voor niet-essentiële cookies vragen wij vooraf uw toestemming.

10. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage — u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie — u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering — u kunt verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens.
• Recht op beperking — u kunt de verwerking van uw gegevens laten beperken.
• Recht op overdraagbaarheid — u kunt uw gegevens in een gestructureerd formaat ontvangen.
• Recht van bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht op intrekking toestemming — u kunt eerder gegeven toestemming op elk moment intrekken.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via info@venueflow.nl. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Internationale doorgifte

Uw gegevens worden in principe verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien gegevens worden doorgegeven aan partijen buiten de EER, zorgen wij ervoor dat passende waarborgen zijn getroffen, zoals standaard contractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie.

12. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om dit privacybeleid te wijzigen. Bij substantiële wijzigingen stellen wij u hiervan op de hoogte via het platform of per e-mail. Wij raden u aan dit beleid regelmatig te raadplegen.

13. Contact

Heeft u vragen of opmerkingen over dit privacybeleid? Neem dan contact met ons op: